Avec la crise, beaucoup d’entrepreneurs ont réalisé que la gestion du juste à temps en matière de finances pouvait faire très mal. Pour certains, avec des liquidités couvrant moins d’un mois d’opération, le stress de la situation sanitaire a été conjugué avec un stress financier très intense. Comment dans ces conditions, prendre du recul pour repenser son entreprise ? De plus, même si le gouvernement a apporté de l’aide aux entreprises, tant pour le soutien salarial que pour les loyers, cela a pris du temps à se mettre en place, et certaines mesures n’ont fait que repousser des paiements, pas les annuler ou encore ont été sous forme de prêt et non de subvention, laissant les entreprises en vie mais plus fragiles.
Pour les entreprises qui réussiront à passer au travers de cette période mouvementée, une révision des processus de gestion des liquidités est à mettre en place, non seulement pour faire face à la prochaine crise, quelque soit la forme qu’elle prendra (crise sanitaire, perte d’un gros client). Il est important de réaliser qu’une entreprise qui génère régulièrement des liquidités à plus de valeur pour un acheteur potentiel [Note : certains entrepreneurs veulent parfois limiter les impôts qui doivent être payés par l’entreprise, par contre à long terme cela peut avoir un impact sur le montant qu’ils recevront lors de la vente de cette dernière]
Alors, comment reprendre le contrôle des finances de son entreprise? Comment s’assurer que cette dernière dégage un profit ?
Note : Comme mentionné dans le précédent article Quelle est la prochaine priorité de votre entreprise?, s’il n’y a pas suffisamment de ventes qui entrent, la question de la gestion des finances fait peu de sens.
Finances d’entreprise vs finances personnelles : même combat ?
David Bach, dans son livre The automatic millionnaire, explique que pour épargner la solution n’est pas d’attendre de voir ce qui va rester une fois toutes les dépenses effectuées. Car dans de nombreux cas, il ne reste plus grand chose à la fin du mois. Il propose de se servir en premier, même si c’est initialement un petit montant, et d’apprendre à vivre avec ce qu’il reste. Pour la plupart des gens, adopter cette approche progressive et automatisée, est sans douleur et surtout bénéfique sur le long terme.
Dans son livre Profit First, Mike Michalowicz, nous propose d’adopter pour les finances de notre entreprise, la même approche que pour nos finances personnelles.
Pour être certain que son entreprise dégage un profit, et pas uniquement sur le papier, à chaque revenu qui rentre, il propose d’en déposer une partie qui peut-être aussi petite que 1% des revenus (hors taxes) dans un compte bancaire spécialement dédié aux Profits. Avec le reste des revenus, l’entreprise devrait pouvoir être en mesure de remplir ses autres obligations. Il propose de changer la fameuse formule :
Ouvrir 5 comptes bancaires : une première étape vers la transformation financière l’entreprise
Comme il a observé que de nombreux entrepreneurs ont tendance à faire une gestion basée sur ce qu’il y a dans le compte en banque, il propose d’ouvrir 5 comptes bancaires différents pour débuter la transformation de l’entreprise :
- Compte Revenus : un compte bancaire où tous les revenus sont déposés et à partir duquel la répartition des revenus par pourcentage est effectué.
- Compte Profit : les revenus générés par l’entreprise pour verser des dividendes à ses actionnaires. De plus, dans les périodes plus difficiles, ce compte peut aussi constituer un fonds d’urgence, le temps de trouver d’autres solutions au problème d’entrer de fonds.
- Compte Compensation du propriétaire-employé : le propriétaire est l’employé le plus important de l’entreprise et il est important qu’il soit payé à sa juste valeur pour le travail qu’il effectue dans l’entreprise. Payer le propriétaire au salaire minimum est un non-sens, si cela signifie qu’il faut qu’il s’endette pour pouvoir assumer ses obligations financières personnelles.
- Compte Impôts : mise de côté des impôts que l’entreprise devra verser à la fois sur ses revenus mais aussi pour couvrir les impôts des propriétaires – quelle tranquillité d’esprit de savoir que les fonds sont là quand le gouvernement va les demander.
- Compte Opérations : toutes les factures et salaires des employés seront payées à partir de ce compte – certains entrepreneurs préfèreront sous-diviser ce compte et avoir des comptes spécifiques pour les salaires, la R&D ou encore l’achat d’équipement ou de matériaux si ces comptes représentent des montants importants.
Il pourrait être intéressant de rajouter un 6e compte Gouvernement dans lequel les taxes de vente seront accumulés, ainsi que les retenues à la source, cela éliminera la tentation de dépenser des montants qui n’appartiennent pas à l’entreprise.
Qui a dit indépendance financière ?
Une notion intéressante ici, c’est que l’entrepreneur ne succombe pas à la tentation de réinvestir tous ses profits dans l’entreprise. Il opère comme une entreprise cotée en bourse et se verse des profits trimestriels. Cela permet aux propriétaires avec ces fonds de diversifier son portefeuille d’actifs et aussi de se constituer son fonds d’urgence personnel.
La vie est réserve parfois de nombreuses surprises, et il est bon que le propriétaire devienne lui aussi financièrement indépendant de son entreprise. Trop de propriétaires qui ont travaillé très fort dans leur entreprise en pensant que cette dernière constituait leur principal actif pour financer leur retraite, se trouvent confronter à une réalité bien déplaisante : les acheteurs potentiels, quand il y en a, n’évaluent pas l’entreprise au même prix…
Cette approche peut aussi permettre à l’entrepreneur d’avoir des réserves qui peuvent servir pour faire un prêt à l’entreprise. Et donc de s’assurer que cette dernière ne devienne pas trop dépendante des banques, parce que vivre le rappel d’une marge de crédit n’est pas un moment très agréable.
Déterminer son profit
Avant d’aller plus loin, il peut être intéressant de faire le point sur la situation de l’entreprise et déterminer connaître quel pourcentage des revenus doit être affecté à quel compte.
Le processus se fait en 4 étapes :
- Quelle est la situation actuelle de votre entreprise (en % et en nombre absolu) ?
- Quelle est la situation espérée (en % et en nombre absolu) ?
- Quelle est la différence la situation actuelle et la situation espérée ? (en nombre absolu)
- Quelle est l’action à poser ? (augmenter ou réduire cet écart)
| Situation actuelle | Cible | Écart | Action à poser | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| $ | % | % | $ | $ | + / – | |
| Revenus totaux | A | |||||
| Marchandises et sous-traitants | B | Mettre 0 si inférieur à 25 % | ||||
| Revenus réels | A-B = C | 100 % | 100 % | |||
| Profit | X0 | X0/C | X1 | X0-X1 | ||
| Compensation proprio | Y0 | Y0/C | Y1 | Y0-Y1 | ||
| Impôts | Z0 | Z0/C | Z1 | Z0-Z1 | ||
| Opérations | W0 | W0/C | W1 | W0-W1 | ||
Mises en garde :
- Ceci n’est pas une approche comptable, à la virgule près, il est par contre important de vérifier que X0+Y0+Z0+W0 = C
- Il est important de commencer petit : juste augmenter de 1 % les allocations de profit, proprio et impôts, oblige à réduire le budget d’opération de 3 %…
- En ce qui concerne les pourcentages cibles, ils dépendent principalement de la grosseur et de la structure de l’entreprise. Un tableau de références est disponible en téléchargeant les ressources gratuites de Mike Michalowicz (https://mikemichalowicz.com/get-the-tools/ – Profit First Audiobook reader – the graphics and the charts – Figure 4)
- L’objectif est de progresser tous les trimestres et surtout de ne pas revenir en arrière, car alors la tentation de tout laisser tomber est grande
La prise de conscience de la situation de l’entreprise est un premier pas pour déterminer si l’entreprise est réellement profitable. Le gros du travail, qu’on pourrait qualifier de 5e étape, est de mettre en oeuvre un plan d’action pour réduire les dépenses de l’entreprise, en se concentrant sur :
- éliminer les dépenses qui n’apportent pas de valeur à l’entreprise
- être créatif pour réduire les dépenses directement reliées au coeur de la livraison de la proposition de valeur de l’entreprise
La mise en place de ce système permettra d’avoir plus de clarté sur les finances de l’entreprise et surtout d’avoir des objectifs réalistes et un plan d’action pour développer une entreprise profitable !
Besoin d’aide pour aller plus loin ? Si votre entreprise est dans le Sud Ouest ontarien et que vous avez besoin de soutien pour résoudre un des besoins vitaux, l’Unité entrepreneuriale pourrait vous aider.
